¿Por qué digitalizar nuestros documentos?

3 May 2011 a las 9:07 AM · Archivado en Digitalizacion, Servicios CSI

Día a día crece la cantidad de información que necesita ser distribuida, consultada y almacenada de forma fácil, segura y sobre todo económica.

El almacenamiento de estos documentos en papel físico ya no es una opción viable, ya que ofrece algunas desventajas:

• Es necesario invertir en espacios específicos para el almacenaje si se trata de un volumen de información importante.
• La duplicación de información y la depuración de éstos requiere un gasto adicional.
• La manipulación y archivo de los documentos puede ocasionar deterioro en los documentos.
• Pérdida de tiempo y esfuerzo en la búsqueda de documentos.
• Organización por índices o criterios de la información que no siempre son los óptimos.
• Retrasos en firmas y autorizaciones.
• Elevados costos por el extravío de documentos y fotocopias múltiples de un mismo documento.
• Altos costos de administración y la velocidad de respuesta suele ser lento.
• Constantes pérdidas de documentos.
• El seguimiento y control de los documentos no suele ser el óptimo.

La solución a estos problemas es digitalizar los documentos en papel a imágenes electrónicas por medio de un escáner, las cuales serían almacenadas en una base de datos.

Algunas ventajas que podemos enumerar de digitalizar documentos son:

• Eliminación de extravío de documentos al tener siempre disponible una copia en digital.
• Resguarda la información en múltiples formatos electrónicos.
• Control del acceso a la información por niveles de seguridad implementado en un Sistema de Gestión Documental.
• Fimas digitales y autorizaciones electrónicas.
• Reducción en el tiempo de acceso a la búsqueda de documentos.
• Ordenamiento de documentos de manera lógica.
• Agiliza los trámites y hace más eficiente el servicio a los clientes.
• Protección de la información al tener varios respaldos.
• Optimiza el espacio físico transformando las cajas de archivo en un simple DVD o almacenado en discos duros de un servidor.
• Distribución sencilla de documentos al hacerlo mendiante una Intranet o por Internet.
• Incrementa la productividad.
• Reducción de costos de operación.
• Consulta simultánea de información.
• Bajo costo de almacenamiento.
• Elimina costos de impresión y fotocopiado múltiple de documentos.

Esta solución puede ser hecha por el personal de forma progresiva y utilizando algún software de distribución libre si la cantidad de documentos no es muy importante.

Pero cuando la cantidad sobrepase las capacidades de nuestra empresa debido al gran volumen, es necesario acudir a empresas que tengan experiencia en el manejo de digitalización masiva de documentos.

En CSI te ofrecemos nuestro servicio de Digitalización de documentos donde con nuestra experiencia y nuestra infraestructura podemos ayudarte en el paso de transformar esas pilas de documentos en una base de datos bien estructurada que puede ser fácilmente consultada a un costo muy bajo. Contáctanos por teléfono, por correo o en las redes sociales, estamos para apoyarte:

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